PROJECT MANAGEMENT PER TUTTI

Project management per tutti

Perché il project management è per tutti?

Specialmente in questi ultimi tempi, molti si sono trovati a dover gestire determinati progetti sia piccoli che grandi, senza magari sapere come procedere correttamente.

Secondo fatto più importante: gli strumenti del project management sono accessibili davvero a chiunque e sono estremamente concreti. Quindi anche se non sei un project manager è fondamentale sapere quali sono gli strumenti e i processi con i quali poter gestire al meglio la realizzazione e il successo del progetto.

Moltissimi progetti tendono a fallire per i motivi più disparati. Tuttavia, secondo molti studi il suo successo è legato alla conoscenza del processo e delle persone che si occupano del progetto stesso.

Secondo Ralph Kliem sono le aspettative irrealistiche basate sui dati ed informazioni irrealistici la causa dell’insuccesso di un progetto.

Ci sono 5 passaggi nella gestione di un progetto ed è necessario fermarsi e focalizzarsi su ogni passo:

1. La preparazione. È circa il 50% del progetto stesso. Importantissima in questo passaggio è la realizzazione di una mappa mentale - una tecnica di organizzazione logica del sapere. Le mappe mentali aiutano ad organizzare il pensiero, a trasformare il caos in ordine, a migliorare le presentazioni e la collaborazione tra i dipendenti.
2. La pianificazione: attraverso l’analisi dei rischi o la WSB del progetto
3. L’esecuzione: attraverso le milestones del progetto
4. Il monitoraggio e il controllo: con la matrice RACI, la dashboard del progetto
5. La chiusura: è fondamentale per vedere lo scostamento tra obiettivi e risultati

La mappa degli stakeholder

La mappa degli stakeholder è una particolare mappa mentale che deve essere realizzata nella fase della preparazione e che serve a capire chi è interessato al progetto, cioè chi sono gli stakeholder. La mappa prevede tre tappe:

1. Identificare stakeholder: questa fase è meglio se realizzata in gruppo.
2. Identificare gli stakeholder chiave, attraverso il modello DANCE.

• Decisions: capire chi prende le decisioni.
• Authority: capire chi ha l’autorità di concedere l’autorizzazione a procedere con il progetto.
• Need: chi beneficia direttamente del progetto.
• Connections: chi è in contatto con le persone, il denaro e le risorse, che possono fare la differenza per garantire il successo del progetto.
• Energy: chi possiede energia positiva o negativa che potrebbe influire sul successo del progetto

3. Intervistare gli stakeholder chiave per capire che aspettative e obiettivi hanno, attraverso una serie di quesiti che possono essere:

• Lo scopo del progetto
• La descrizione del progetto
• I risultati desiderati
• Le esclusioni, cioè gli elementi fuori dallo scopo
• Le esigenze di comunicazione
• I criteri di accettazione
• I vincoli, cioè l’elenco di restrizioni o limitazioni dentro i quali il progetto si deve muovere

Solo il 25% intervista davvero gli stakeholder chiave e questo perché alcuni pensano di non avere accesso agli interlocutori chiavi; non vogliono che gli stakeholder perdano fiducia in loro; perché non hanno mai imparato a fare i colloqui e non sanno come intervistarli; alcuni invece pensano di sapere già cosa vogliono, e questo è uno degli errori più grandi per l’insuccesso di un progetto.

“In primo luogo, avere un ideale pratico definito e chiaro; un traguardo, un obiettivo. In secondo luogo, disporre dei mezzi necessari per raggiungere i propri fini; saggezza, denaro, materiali e metodi. Terzo, adatta tutti i tuoi mezzi a quel fine”. Aristotele