Come migliorare la propria organizzazione della routine lavorativa?
E' fondamentale ordinare il proprio spazio di lavoro, sia che si tratti della scrivania in ufficio sia della postazione casalinga per lo smart working.
Solo in un ambiente ordinato possiamo infatti trovare quell’equilibrio necessario per riprendere a lavorare con la giusta energia. È inoltre dimostrato che fare pulizia e sbarazzarsi degli oggetti inutili porta dei benefici non solo di tipo pratico: aumenta l’autostima, libera la mente e solleva dall’attaccamento al passato.
Lo spazio di lavoro influisce sulla produttività?
Negli ultimi anni, la progettazione degli spazi di lavoro è diventato un tema centrale per manager e imprenditori – e non si tratta solo di una questione estetica, di immagine aziendale. Il design di un ufficio, la disposizione degli spazi e la scelta degli arredi ha infatti un forte impatto sulla produttività dei lavoratori e sul successo di un’impresa.
Sempre più ricerche analizzano la relazione tra individuo e ambiente, andando a ricercare quei fattori che migliorano la produttività in ufficio. Secondo una ricerca del 2019 di Future Workplace commissionata da Poly, lavorare in open space favorisce la collaborazione. Ma se la generazione Z contrasta la confusione con le auricolari, i baby boomer fatica a gestire le distrazioni, inevitabili in uno spazio del genere.
E' indispensabile anche avere una buona gestione di impegni, task e scadenze.
Uno studio condotto dall’Università di Harward ha sottolineato il rapporto tra verde e produttività: i dipendenti che lavorano in un ufficio green hanno un livello di concentrazione più elevato del 26%, oltre a essere più in salute e a dormire meglio. Non a casa il colosso Apple ha deciso di piantare circa 10 mila alberi lungo tutto il campus in California, per favorire il contatto tra natura e dipendenti e migliorare i loro livelli di produttività.
Ordinare la scrivania: quattro consigli
La progettazione di uno spazio di lavoro parte sempre da un elemento centrale: la scrivania. Ma come ordinarla in modo corretto e migliorare la produttività? Qui trovi quattro consigli, semplici ma efficaci, per organizzare al meglio il tuo spazio di lavoro e ripartire con il piede giusto.
Appartieni a quella categoria di persone che accumula oggetti, biglietti, carte e scontrini senza buttare via nulla? Ricordati che uno spazio di lavoro disordinato e caotico si traduce in una perdita di tempo: al contrario, una scrivania ordinata ti permette di lavorare senza intoppi, aumentando la produttività e riducendo lo stress. Sia in ufficio che a casa, mantieni il tuo spazio di lavoro sgombro, utilizza raccoglitori e archivia ogni giorno ciò che non serve. Un ultimo consiglio: lascia almeno un oggetto personale sulla tua scrivania, qualcosa che dia un tocco di creatività e colore all’ambiente lavorativo. Fa bene all’umore.
Una volta selezionati gli oggetti da tenere sulla scrivania, bisogna capire come disporli. Per farlo al meglio ti consigliamo di seguire la regola del bersaglio: siediti sulla scrivania, allarga le braccia e “traccia” un semicerchio da dividere in aree concentriche (proprio come un bersaglio). Ecco individuato il tuo raggio d’azione; ora, tieni vicino gli oggetti che utilizzi più frequentemente e sposta mano a mano verso l’esterno quelli meno importanti nella quotidianità. La regola del bersaglio, basata sui criteri di prossimità e frequenza (e buon senso), aiuta a tenere tutto sotto controllo, evitando inutili perdite di tempo.
Se pensiamo ai cassetti, alle scatole e ai contenitori di casa, nella maggior parte dei casi sono pieni, addirittura intasati. Questo perché ci viene facile riempire, un po’ alla volta, tutto lo spazio che abbiamo a nostra disposizione. Per i raccoglitori e cassetti della tua scrivania, sforzati di occupare uno spazio solo per i ¾ della sua totalità. Quel quarto libero a disposizione ti permette di recuperare agevolmente gli oggetti presenti nello spazio, oltre a facilitare le operazioni di pulizia e riordino.
Se avere del verde in ufficio aiuta la produttività, perché non mettere una pianta vicino o sopra alla scrivania, proprio accanto al PC? Oltre ad avere un effetto benefico sulla nostra mente (il verde migliora il buon umore), un piccolo angolo verde aiuta a purificare l’aria della stanza e ad abbellire lo spazio di lavoro. Scegli una pianta che sia facile da curare, come il pothos o l’agave, e abbinala a un vaso colorato per un’ambiente lavorativo sereno, piacevole e ordinato.