L’emergenza coronavirus ha ridisegnato il modo di lavorare di milioni di persone, facendo decollare lo smart working. Anche a maggio, nella cosiddetta fase due, sono molte le aziende italiane che hanno deciso di continuare a tenere gli uffici chiusi e privilegiare l’attività lavorativa da remoto.
E se la produzione si è spostata dagli uffici alle nostre case, le riunioni di lavoro sono diventate virtuali. Un cambiamento repentino, drastico e non privo di difficoltà: una su tutte, la scelta e la domestichezza con piattaforme per meeting online, utili per mantenere un contatto, seppur virtuale, con colleghi, collaboratori e clienti.
Qui trovi la nostra guida sui migliori strumenti per meeting online: Google Hangouts Meet, Zoom, Whereby, Skype e Slack.
Cosa serve per utilizzarle
Per fare una riunione virtuale hai innanzitutto bisogno di una buona connessione internet e di una webcam. Puoi utilizzare sia il telefono che il computer: alcune di queste piattaforme hanno una propria app, facilmente scaricabile, mentre altre sono disponibili direttamente online. La buona notizia è che la versione base è gratuita, mentre i piani premium, con funzionalità più avanzate, sono a pagamento.
Cosa permettono di fare
Le piattaforme che ti suggeriamo, in sintesi, permettono di:
- Collegarsi a distanza con una o più persone, sia tramite chat che tramite videochiamata
- Condividere il proprio schermo
- Inviare documenti
- Effettuare registrazioni audio e video
Ora vediamo insieme nel dettaglio le migliori piattaforme per fare una videochiamata e gestire il lavoro da remoto.
Molto utilizzato per comunicare con colleghi e clienti, Google Hangouts Meet permette di effettuare meeting online tramite browser, il che ti evita l’istallazione di un software aggiuntivo. Puoi usarlo facilmente sia su desktop che su smartphone. Fino a maggio 2020, per organizzare una riunione su Google Hangouts Meet era necessario avere un abbonamento su G Suite, ma ora Google ha reso disponibile la sua piattaforma a chiunque. La sola cosa che ti serve è un account Google gratuito.
Prezzo: Da maggio 2020 Google Hangouts Meet è gratuito. Fino al 30 settembre 2020 si potranno fare videochiamate di durata illimitata, poi verrà fissata un limite di 60 minuti a riunione.
Diventato molto popolare in questi ultimi mesi, in cui ha registrato un picco di 300 milioni di utenti, Zoom è utilizzato già da tempo per organizzare webinar e lezioni. È molto apprezzato per l’estrema facilità di utilizzo e la grande versatilità: se hai poca dimestichezza con la tecnologia, potrebbe essere la soluzione giusta per te. Per avviare una riunione, basta scaricare il programma, registrare un account gratuito su Zoom e invitare i partecipanti via mail, che potranno accedere al meeting semplicemente cliccando sull’invito all’orario stabilito. Questa piattaforma ha fatto recentemente discutere per problemi di sicurezza e privacy, ma la compagnia sembra aver risolto il problema.
Prezzo: Il piano base permette di fare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti e con una durata massima di 40 minuti. Nei piani a pagamento si annullano i limiti e sono incluse altre funzionalità, come la registrazione delle conversazioni e spazio in cloud illimitato.
Whereby è un’altra piattaforma molto semplice da usare, perfetta anche per le lezioni scolastiche a distanza. Non serve infatti scaricare il programma: basta andare sul sito, registrare un account, creare una “room” e condividere il link con i partecipanti. Whereby consente l’utilizzo combinato con strumenti collaborativi molto utili come Google Docs o Trello.
Prezzo: Il piano base permette di fare videochiamate con un massimo di 4 partecipanti. Le versioni Pro (1 utente + 3 meeting rooms) e Business (utenti multipli + 10 meeting rooms) hanno molteplici funzionalità e permettono incontri con diversi team contemporaneamente.
La piattaforma storica delle videochiamate tra amici e parenti e lontani, lanciata nell’ormai lontano 2003, è velocemente diventata una soluzione adatta anche per riunioni lavorative virtuali. Per poterla utilizzare, sia su telefono che su computer, devi scaricare il programma o l’app, creare una riunione e condividere il link con i partecipanti. Per accedere è necessario avere un account registrato oppure, per evitare la registrazione, utilizzare il link ricevuto dall’organizzatore, che permette di creare un utente ospite valido per 24 ore.
Prezzo: Il piano base permette di fare meeting online con un massimo di 50 partecipanti. La versione Skype for Business è invece sostituita da Microsoft Teams, con riunioni fino a 250 persone ed eventi online con 10mila partecipanti.
Inseriamo nella nostra lista Slack, un tool leggermente diverso ma molto utile a livello di produttività e organizzazione del lavoro. Slack nasce infatti per gestire il flusso lavorativo, fissare deadline e facilitare le comunicazioni all’interno di un’impresa, trasferendole in unico canale. Da qualche anno questa piattaforma non solo funziona come chat ma permette di effettuare chiamate e videochiamate, anche in gruppo.
Prezzo: Il piano gratuito prevede le funzionalità base, l’archiviazione di 5 GB per team, ma non permette di fare videocall di gruppo (solo tra due persone). I piani Standard, Plus ed Enterprise, dedicate a imprese più grandi e strutturate, offrono un maggior numero di funzioni e ampio spazio di archiviazione di documenti e immagini.
Meeting online: qualche regola generale
Prima di partecipare a una videochiamata, preparati e sii presentabile. Vestiti (almeno dalla cintura in su) e trova una postazione con uno sfondo gradevole: no quindi a panni sporchi, piatti da lavare o altri familiari/coinquilini nel background. Ti consigliamo una parete neutra, pulita, con pochi oggetti per evitare distrazioni. Se non hai uno spazio adatto, puoi sempre ricorrere a uno dei tanti sfondi virtuali disponibili in rete (lo Studio Ghibli, per esempio, ha recentemente condiviso alcune immagini dei suoi film), oppure puoi sfocare lo sfondo. Assicurati di avere microfono, webcam e cuffie funzionanti; non stare mai troppo vicino alla telecamera. Come in qualsiasi riunione, non interrompere chi parla e ascolta con attenzione (ti consigliamo di spegnere il tuo microfono quando non stai parlando, così da evitare spiacevoli rumori e interferenze).
