Come aumentare la produttività e gestire al meglio il nostro tempo? Nello scorso articolo abbiamo approfondito il concetto di tempo, facendo una distinzione tra Kronos, tempo quantitativo, e Kairos, tempo qualitativo. Oggi scopriamo insieme un metodo che permette una gestione attenta delle priorità e del tempo: la matrice di Eisenhower.
“Ho due tipi di problemi: urgente e importante. L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente.”
Si attribuisce questa frase a Eisenhower, Presidente degli Stati Uniti negli anni ‘50. Ed è proprio questa affermazione che può aiutarci a capire come organizzare meglio il nostro tempo, concentrandoci sulla sottile ma fondamentale differenza tra urgente e importante.
Possiamo definire urgenti quelle attività a cui pensiamo di dover fare fronte immediatamente, perché abbiamo una scadenza da rispettare, per esempio. Importanti, invece, sono le attività e i progetti da portare a termine nel medio/lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e di guidarci al raggiungimento di obiettivi personali o professionali.
Spesso confondiamo i due concetti, attribuendo a questioni urgenti il carattere di importante. E così ci ritroviamo a fine giornata ad aver portato a termine una serie di questioni poco rilevanti, senza esserci però occupati dell’unica cosa importante che dovevamo fare. La verità è che l’urgenza non dovrebbe mai prendere il sopravvento: al contrario, una cosa urgente non importante andrebbe completamente ignorata.
La matrice di Eisenhower, conosciuta anche come matrice di Covey (dal formatore americano che l’ha approfondita nel suo libro Le sette regole per avere successo) ci aiuta a ordinare le priorità e a separare le attività urgenti da quelle importanti. Si narra che lo stesso Presidente degli Stati Uniti la utilizzasse quotidianamente per organizzare gli impegni da sbrigare, delegare, rimandare o eliminare.
La matrice è composta da quattro quadranti:
Sono le azioni che bisogna compiere al più presto e che non possono essere delegate. Qui rientrano tutti quei problemi pressanti che vanno risolti, come le riunioni già fissate in agenda, i progetti in scadenza, le telefonate importanti, i problemi che bloccano il flusso di lavoro. Il trucco per portarle a termine? Fare e non rimandare.
Sono le azioni importanti indirizzate alla crescita professionale o personale. Qui rientrano i corsi di formazione, le ricerche di nuovi prodotti, gli studi, l’attività sportiva e le visite di check up. Non avendo il carattere di urgenza, vanno affrontate in modo strategico, con un’attenta pianificazione.
Sono le azioni che riteniamo importanti ma in realtà sono solo urgenti. Qui rientrano le riunioni superflue, le email di poco conto, le telefonate non fondamentali e le interruzioni esterne. Invece che perdere il vostro tempo in attività “ingannevoli”, dovete imparare a delegare e a concentrarvi sulle cose davvero importanti per voi.
Sono le azioni che vi fanno perdere tempo, non sono importanti e non portano soddisfazione. Qui rientrano le ore perse a navigare sui social, la lettura di mail inutili, le telefonate senza un motivo, le riunioni superflue. Spesso ci rifugiamo in queste azioni per rimandare ciò che è davvero importante e urgente. Qui la parola d’ordine è eliminare.