Come aumentare la produttività e gestire al meglio il nostro tempo? Nello scorso articolo abbiamo approfondito il concetto di tempo, facendo una distinzione tra Kronos, tempo quantitativo, e Kairos, tempo qualitativo. Oggi scopriamo insieme un metodo che permette una gestione attenta delle priorità e del tempo: la matrice di Eisenhower.
Eisenhower: l’urgente e l’importante
“Ho due tipi di problemi: urgente e importante. L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente.”
Si attribuisce questa frase a Eisenhower, Presidente degli Stati Uniti negli anni ‘50. Ed è proprio questa affermazione che può aiutarci a capire come organizzare meglio il nostro tempo, concentrandoci sulla sottile ma fondamentale differenza tra urgente e importante.
Possiamo definire urgenti quelle attività a cui pensiamo di dover fare fronte immediatamente, perché abbiamo una scadenza da rispettare, per esempio. Importanti, invece, sono le attività e i progetti da portare a termine nel medio/lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e di guidarci al raggiungimento di obiettivi personali o professionali.
Spesso confondiamo i due concetti, attribuendo a questioni urgenti il carattere di importante. E così ci ritroviamo a fine giornata ad aver portato a termine una serie di questioni poco rilevanti, senza esserci però occupati dell’unica cosa importante che dovevamo fare. La verità è che l’urgenza non dovrebbe mai prendere il sopravvento: al contrario, una cosa urgente non importante andrebbe completamente ignorata.
La matrice di Eisenhower/Covey
La matrice di Eisenhower, conosciuta anche come matrice di Covey (dal formatore americano che l’ha approfondita nel suo libro Le sette regole per avere successo) ci aiuta a ordinare le priorità e a separare le attività urgenti da quelle importanti. Si narra che lo stesso Presidente degli Stati Uniti la utilizzasse quotidianamente per organizzare gli impegni da sbrigare, delegare, rimandare o eliminare.
La matrice è composta da quattro quadranti:
- Crisi: urgente e importante
Sono le azioni che bisogna compiere al più presto e che non possono essere delegate. Qui rientrano tutti quei problemi pressanti che vanno risolti, come le riunioni già fissate in agenda, i progetti in scadenza, le telefonate importanti, i problemi che bloccano il flusso di lavoro. Il trucco per portarle a termine? Fare e non rimandare.
- Qualità: importante e non urgente
Sono le azioni importanti indirizzate alla crescita professionale o personale. Qui rientrano i corsi di formazione, le ricerche di nuovi prodotti, gli studi, l’attività sportiva e le visite di check up. Non avendo il carattere di urgenza, vanno affrontate in modo strategico, con un’attenta pianificazione.
- Inganno: urgente e non importante
Sono le azioni che riteniamo importanti ma in realtà sono solo urgenti. Qui rientrano le riunioni superflue, le email di poco conto, le telefonate non fondamentali e le interruzioni esterne. Invece che perdere il vostro tempo in attività “ingannevoli”, dovete imparare a delegare e a concentrarvi sulle cose davvero importanti per voi.
- Spreco: non importante e non urgente
Sono le azioni che vi fanno perdere tempo, non sono importanti e non portano soddisfazione. Qui rientrano le ore perse a navigare sui social, la lettura di mail inutili, le telefonate senza un motivo, le riunioni superflue. Spesso ci rifugiamo in queste azioni per rimandare ciò che è davvero importante e urgente. Qui la parola d’ordine è eliminare.
