Che sia per prendere insieme decisioni importanti, per comunicare cambiamenti, per assegnare compiti, per fare brain storming o per risolvere criticità nel flusso di lavoro, le riunioni sono uno strumento di comunicazione fondamentale per le aziende. Non solo rafforzano il coordinamento tra diversi team e portano a nuove idee, ma aiutano anche alla responsabilizzazione delle singole persone.
Il problema delle riunioni è che spesso non vengono strutturate in maniera efficace: manca una programmazione chiara, non viene presentato un obiettivo, i partecipanti le percepiscono come una frustante perdita di tempo. Eppure, soprattutto quando si lavora in smart working, i meeting online sono necessari per mantenere un contatto diretto con colleghi, dipendenti e collaboratori.
Realizzare un meeting online produttivo: assegnazione dei ruoli
Per rendere i meeting online, ma anche quelli tradizionali, più coinvolgenti, produttivi ed efficaci è importante assegnare dei ruoli ben definiti. Con l’assegnazione dei ruoli, la riunione diventa una sorta di spettacolo teatrale e i partecipanti sono gli attori sul palcoscenico. Ciascuno ha responsabilità e compiti precisi: c’è chi si occupa della gestione del tempo, chi del controllo delle tematiche, chi prende appunti e sintetizza. Ogni ruolo deve essere spiegato in modo chiaro prima della riunione.
Con la definizione dei ruoli si raggiunge:
Quali sono i ruoli?
A InformaAzione abbiamo individuato cinque figure fondamentali per un meeting online e tradizionale produttivo.
Il facilitatore è colui che organizza e guida il processo complessivo della riunione. Prima del meeting, stabilisce con chiarezza gli obiettivi, decide quando fissarla e invita i partecipanti, assegnando loro i ruoli. Durante l’incontro è una sorte di leader: il suo compito è coinvolgere i partecipanti, stimolare approfondimenti, sintetizzare gli interventi e arrivare all’obiettivo prestabilito.
Come suggerisce il termine, il guardiano del tempo si occupa della gestione del tempo, risorsa chiave di ogni riunione. Deve quantificare in modo chiaro il tempo necessario per ogni intervento, comunicando le sue scelte ai partecipanti. Durante il meeting dà diversi preallarmi e avvisi temporali (per esempio, “sono passati 30 minuti): solo così i partecipanti si accorgeranno se stanno usando il loro tempo in modo produttivo o se stanno divagando. Se necessario, il guardiano del tempo può chiedere di negoziare il tempo da dedicare a un argomento.
Il custode dell’intelligenza emotiva ha un compito piuttosto delicato: deve essere sensibile e attento alle emozioni del gruppo. Durante il meeting online deve anticipare i momenti di attrito invitando a utilizzare la tecnica “anti-sequestro emotivo”, ovvero arginando tutte quelle situazioni emotive che rendono poco lucidi e razionali. Il custode dell’intelligenza emotiva segnala con il giusto tempismo atteggiamenti ed espressioni che minacciano un clima sereno, positivo e produttivo.
Al custode degli appunti è richiesta la massima attenzione e capacità di sintesi. Durante la riunione prende appunti, crea mappe concettuali, annota parole chiave; una volta terminata, abbozza uno schema “chi-fa-cosa-quando” da condividere con tutti i partecipanti. Nelle riunioni in ufficio, il custode degli appunti può utilizzare una lavagna; nei meeting virtuali può creare un documento condiviso, lasciando ai partecipanti la possibilità di apportare modifiche.
Il guardiano degli argomenti deve essere al 100% allineato sulle tematiche centrali di ogni riunione. Durante i meeting, verifica che il gruppo segua l'elenco degli interventi, chiedendo a chi parla di rispettare la regola dell’acronimo K.I.S.S. (keep it simple and straightforward): l’importante è andare dritti al sodo senza perdersi in inutili divagazioni. Al guardiano degli argomenti spetta inoltre il compito di riportare l’attenzione a quegli argomenti parcheggiati e dimenticati ma segnati in agenda.