--- title: L’importanza dei ruoli nei meeting online description: La realizzazione di meeting (online e tradizionali) produttivi dipende dall’assegnazione di ruoli specifici ai partecipanti, che si sentiranno così più coinvolti. image: https://blog.informaazione.org/hubfs/riunioni-online2-1.jpg --- [ACADEMY](http://academy.informaazione.org/) SERVIZIO INFORMAZIONI +39 075.8002499 [Login](https://www.informaazione.org/mio-account) [ACADEMY](http://academy.informaazione.org/) SERVIZIO INFORMAZIONI +39 075.8002499 [Login](https://www.informaazione.org/mio-account) [![Informaazione](https://informaazione.org/wp-content/uploads/2021/08/logo_IA_2021sito_or_Dark3.png) ![Informaazione](https://informaazione.org/wp-content/uploads/2021/08/logo_IA_2021sito_or_Dark3.png)](https://www.informaazione.org/) - [Soluzioni Aziendali](https://informaazione.org/product-tag/corsi-in-aula/) - [Webinar](https://informaazione.org/product-tag/webinar-gratuiti/) - [Risorse Gratuite](https://informaazione.org/ebook/) - [Case Study](https://informaazione.org/case-study/) [![Informaazione](https://informaazione.org/wp-content/uploads/2021/08/logo_IA_2021sito_or_Dark3.png) ![Informaazione](https://informaazione.org/wp-content/uploads/2021/08/logo_IA_2021sito_or_Dark3.png)](https://www.informaazione.org/) - [Soluzioni Aziendali](https://informaazione.org/product-tag/corsi-in-aula/) - [Webinar](https://informaazione.org/product-tag/webinar-gratuiti/) - [Risorse Gratuite](https://informaazione.org/ebook/) - [Case Study](https://informaazione.org/case-study/) - [Soluzioni Aziendali](https://informaazione.org/product-tag/corsi-in-aula/) - [Webinar](https://informaazione.org/product-tag/webinar-gratuiti/) - [Risorse Gratuite](https://informaazione.org/ebook/) - [Case Study](https://informaazione.org/case-study/) ![](https://blog.informaazione.org/hubfs/riunioni-online2-1.jpg) [Competenze Digitali](https://blog.informaazione.org/tag/competenze-digitali) [Soft Skills](https://blog.informaazione.org/tag/soft-skills) [Smart working](https://blog.informaazione.org/tag/smart-working) # L’importanza dei ruoli nei meeting online Scritto da Giulia Viganò | 22 lug 2020 Che sia per prendere insieme decisioni importanti, per comunicare cambiamenti, per assegnare compiti, per fare brain storming o per risolvere criticità nel flusso di lavoro, **le riunioni sono uno strumento di comunicazione fondamentale per le aziende**. Non solo rafforzano il coordinamento tra diversi team e portano a nuove idee, ma aiutano anche alla responsabilizzazione delle singole persone.   [![Partecipa al webinar](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/5561330/b138c942-d1ac-4d4d-882e-59c3645f61e2.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/5561330/b138c942-d1ac-4d4d-882e-59c3645f61e2) Il problema delle riunioni è che **spesso non vengono strutturate in maniera efficace**: manca una programmazione chiara, non viene presentato un obiettivo, i partecipanti le percepiscono come una frustante perdita di tempo. Eppure, **soprattutto quando si lavora in smart working, i** [**meeting online**](https://blog.informaazione.org/smart-working-i-migliori-strumenti-per-meeting-online) **sono necessari per mantenere un contatto diretto** con colleghi, dipendenti e collaboratori. **Realizzare un meeting online produttivo: assegnazione dei ruoli** Per rendere i meeting online, ma anche quelli tradizionali, più coinvolgenti, produttivi ed efficaci è importante **assegnare dei ruoli ben definiti**. Con l’assegnazione dei ruoli, la riunione diventa una sorta di spettacolo teatrale e i partecipanti sono gli attori sul palcoscenico. Ciascuno ha responsabilità e compiti precisi: c’è chi si occupa della gestione del tempo, chi del controllo delle tematiche, chi prende appunti e sintetizza. Ogni ruolo deve essere spiegato in modo chiaro prima della riunione. Con la definizione dei ruoli si raggiunge: - **maggiore livello di partecipazione** - **diminuzione di autocensura** - **stato d’animo generale positivo** **Quali sono i ruoli?** A InformaAzione abbiamo individuato **cinque figure fondamentali** per un meeting online e tradizionale produttivo. - **Facilitatore** Il facilitatore è colui che **organizza e guida il processo complessivo della riunione.** Prima del meeting, stabilisce con chiarezza gli obiettivi, decide quando fissarla e invita i partecipanti, assegnando loro i ruoli. Durante l’incontro è una sorte di leader: il suo compito è coinvolgere i partecipanti, stimolare approfondimenti, sintetizzare gli interventi e arrivare all’obiettivo prestabilito.   - **Guardiano del tempo** Come suggerisce il termine, il guardiano del tempo si occupa della **gestione del tempo**, risorsa chiave di ogni riunione. Deve **quantificare in modo chiaro il tempo necessario per ogni intervento**, comunicando le sue scelte ai partecipanti. Durante il meeting dà diversi preallarmi e avvisi temporali (per esempio, “sono passati 30 minuti): solo così i partecipanti si accorgeranno se stanno usando il loro tempo in modo produttivo o se stanno divagando. Se necessario, il guardiano del tempo può chiedere di negoziare il tempo da dedicare a un argomento. - **Custode dell’intelligenza emotiva** Il custode dell’intelligenza emotiva ha un compito piuttosto delicato: deve essere **sensibile e attento alle emozioni del gruppo.** Durante il meeting online deve anticipare i momenti di attrito invitando a utilizzare la tecnica “anti-sequestro emotivo”, ovvero **arginando tutte quelle situazioni emotive che rendono poco lucidi e razionali**. Il custode dell’intelligenza emotiva segnala con il giusto tempismo atteggiamenti ed espressioni che minacciano un clima sereno, positivo e produttivo. - **Custode degli appunti** Al custode degli appunti è richiesta la massima attenzione e capacità di sintesi. Durante la riunione **prende appunti, crea mappe concettuali, annota parole chiave**; una volta terminata, abbozza uno schema “chi-fa-cosa-quando” da condividere con tutti i partecipanti. Nelle riunioni in ufficio, il custode degli appunti può utilizzare una lavagna; nei meeting virtuali può **creare un documento condiviso**, lasciando ai partecipanti la possibilità di apportare modifiche. - **Guardiano degli argomenti** Il guardiano degli argomenti deve essere al 100% allineato sulle tematiche centrali di ogni riunione. Durante i meeting, **verifica che il gruppo segua l'elenco degli interventi**, chiedendo a chi parla di rispettare **la regola dell’acronimo K.I.S.S. (*keep it simple and straightforward*): l’importante è andare dritti al sodo senza perdersi in inutili divagazioni.** Al guardiano degli argomenti spetta inoltre il compito di **riportare l’attenzione a quegli argomenti parcheggiati e dimenticati** ma segnati in agenda. [![APPROFONDISCI CON IL CORSO E-LEARNING](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/5561330/e7291342-0508-4680-b328-2fce192e14b8.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/5561330/e7291342-0508-4680-b328-2fce192e14b8) [Post precedente Perché le videochiamate sono così faticose?](https://blog.informaazione.org/perché-le-videochiamate-sono-così-faticose) [Post successivo Sindrome da rientro: affrontalo con la giusta organizzazione del lavoro](https://blog.informaazione.org/sindrome-da-rientro-affrontalo-con-la-giusta-organizzazione-del-lavoro) ### Cerca nel sito ### Categorie - [Benessere organizzativo (16)](https://blog.informaazione.org/tag/benessere-organizzativo) - [Cambiamento (20)](https://blog.informaazione.org/tag/cambiamento) - [Case History (5)](https://blog.informaazione.org/tag/case-history) - [Change Management (9)](https://blog.informaazione.org/tag/change-management) - [Coaching (11)](https://blog.informaazione.org/tag/coaching) - [Competenze Digitali (20)](https://blog.informaazione.org/tag/competenze-digitali) - 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