Le riunioni sono strumenti essenziali per lavorare con il team e per portare a termine gli obiettivi prefissati ma, se fatte male, possono sembrare una perdita di tempo ed energia.
Siamo stati tutti in riunioni mal gestite: riunioni che sembrano girare in tondo senza che venga presa alcuna decisione; incontri dominati dalle stesse poche voci; incontri in cui le persone parlano e parlano senza uno scopo chiaro; incontri che sembrano andare avanti per sempre...
Un'indagine europea di Crowne Plaza ha rilevato che il dipendente medio trascorre un totale di 187 ore in riunioni, l'equivalente di 23 giorni lavorativi in un anno. La cattiva notizia è che il 56% di quegli incontri sono generalmente "improduttivi", e il 66% degli intervistati ha persino ammesso di trovare scuse per evitare gli incontri.
Questo significa che, in un anno, il dipendente medio spreca 13 giorni lavorativi in riunioni improduttive!
Come possiamo quindi organizzare riunioni più efficienti, efficaci e persino stimolanti? Ecco sei suggerimenti per farlo.
1. Stabilisci un'agenda chiara.
Un’agenda è un elenco di punti da trattare durante la riunione, nell'ordine in cui verranno discussi. Se hai una lunga lista di punti da approfondire, considera di dare la priorità agli elementi e di suddividere ogni argomento nelle sue questioni chiave.
Indica nella tua agenda quanto tempo dedicare a ciascun argomento, chi lo presenterà o lo condurrà e se sarà necessaria una decisione o qualche tipo di soluzione. Inoltre, ricorda di inviare la meeting agenda alcuni giorni prima della riunione in modo che i partecipanti abbiano il tempo di prepararsi.
2. Rivedi l'elenco dei partecipanti.
Quando siamo impegnati, l'ultima cosa di cui abbiamo bisogno è un invito a un incontro a cui non abbiamo davvero bisogno di partecipare. Quindi considera attentamente chi deve esserci e chi invece può farne a meno.Invita qualcuno a una riunione se:
- I punti dell’agenda sono rilevanti e le decisioni li influenzeranno;
- Hanno abbastanza esperienza per contribuire;
- Hanno l'autorità per prendere le decisioni richieste.
3. Mantieni la riunione focalizzata sull'agenda.
Segui sempre l'agenda e reindirizza gentilmente i partecipanti ad essa se vedi che stanno andando fuori tema. Introduci l'idea di "parcheggiare" idee e discussioni che non sono strettamente pertinenti o urgenti. Questo ti dà la possibilità di riconoscere idee e problemi che potrebbero essere importanti per i partecipanti ma che non sono una priorità in questo momento.
4. Incoraggia la partecipazione e sii sensibile.
Sappi che i partecipanti più loquaci potrebbero non essere quelli con le idee migliori. Dai a tutti la possibilità di parlare e incoraggia la partecipazione dei colleghi più tranquilli. Tuttavia, evita di costringere qualcuno a parlare o a rispondere ad una determinata domanda. Inoltre, sii sensibile ai problemi e alle emozioni non immediatamente evidenti, e aiuta il gruppo ad affrontare i conflitti in modo produttivo.
5. Chiarisci, controlla e registra.
Non dare per scontato che tutti si capiscano. Chiedi chiarimenti, riassumi ogni volta che viene fatto un punto, verifica che i partecipanti siano d'accordo e assicurati che le decisioni vengano prese. Chiedi a qualcuno di prendere appunti su ciò che viene discusso e assicurati che i punti d'azione – i compiti da svolgere e a chi sono assegnati – siano registrati nel verbale.
6. Termina la riunione in tempo.
Le riunioni che non finiscono in tempo possono lasciare i partecipanti stanchi, frustrati e stressati. Quindi, assicura ai partecipanti che la riunione finirà in tempo e imposta il timer del telefono in modo che squilli da cinque a dieci minuti prima della fine. Usa questi ultimi momenti per riassumere e concludere la riunione.
Se tutti ci sforzassimo a rendere ogni riunione a cui partecipiamo efficiente ed efficace, le riunioni potrebbero aiutarci a comunicare ed essere parte di un team produttivo.
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