“La brutta notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che il pilota sei tu”: queste le parole di Michael Altshuler, formatore e motivatore americano di grande successo. Il time management, in italiano tradotto con gestione del tempo, è una skill fondamentale per ottimizzare il lavoro, aumentare la produttività, e raggiungere un sano equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
Nell’ultimo post abbiamo scoperto come la matrice di Eisenhower sia un valido strumento per organizzare in modo attento le priorità e le urgenze. In questo articolo trovate quattro step pratici per una produttività e gestione del tempo efficiente, tenendo sempre come base la distinzione tra urgente e importante.
1 . Preparare una to-do list
Potete farla a mano, su un foglio di carta o sull’agenda; oppure potete crearla digitalmente, utilizzando una delle tante app disponibili: quale che sia il vostro metodo preferito, l’importante è creare quotidianamente una to-do list aggiornata. La mattina prendetevi il tempo necessario per scrivere un elenco delle azioni da fare, tenendo sempre a mente che il tempo speso per la pianificazione non è mai tempo perso. Quando inserite le task, non dimenticate le scadenze. La to-do list vi aiuterà ad avere uno schema mentale ordinato e a notare a fine giornata i risultati e gli obiettivi raggiunti.
2. Dividere le azioni per importanza
Con la matrice di Eisenhower abbiamo visto la fondamentale differenza tra urgente e importante. Nella vita lavorativa di tutti i giorni, spesso ci facciamo sopraffare dalle urgenze e il time management viene confuso con la capacità di saltare da un’urgenza a un’altra. Al contrario, è fondamentale definire le priorità senza farsi distrarre dalle pressioni del momento – dividere per iscritto le attività urgenti da quelle importanti vi aiuterà a non cadere in questo errore così comune. Per facilitarvi, potete inserire le task della to-do list nei quattro quadranti della matrice di Eisenhower.
3. Non rimandare
Rimandare a domani le cose importanti e urgenti è uno dei principali motivi per cui si finisce a non avere abbastanza tempo per se stessi, o a fare le cose in modo approssimativo. Una volta definiti gli obiettivi del giorno, mettetevi subito al lavoro evitando ogni possibile distrazione che porti alla procrastinazione. Potete dividere la giornata in unità di tempo, suddivise da brevi intervalli che vi permetteranno di ricaricare le batterie e concentrarvi al meglio. Ricordatevi inoltre che il perfezionismo spesso non porta al raggiungimento degli obiettivi: dunque impegnatevi, ma non indugiate troppo alla ricerca della perfezione.
4. Pianificare tenendo conto delle proprie abitudini
Non siamo tutti uguali: c’è chi lavora meglio la mattina presto, chi si sente più produttivo nel tardo pomeriggio, e chi si raggiunge il picco della performance a metà mattinata. È fondamentale conoscere se stessi e programmare le attività in base alla propria cronobiologia. Se siete più operativi la mattina, per esempio, spostate al pomeriggio gli incarichi meno impegnativi. Questa consapevolezza di sé è fondamentale anche per trovare gli stimoli che aiutano ciascuno di noi ad automotivarsi, anche quando siamo di fronte a compiti all’apparenza noiosi e poco creativi.
