La capacità di comunicare efficacemente è una delle principali e più apprezzate soft-skill nel mondo del lavoro: i bravi comunicatori si integrano facilmente nel team, condividono con passione le proprie idee, e collaborano con i colleghi, istaurando un rapporto di fiducia e rispetto reciproco. È grazie a una comunicazione efficace che diventa più semplice trattare con potenziali clienti, o trovare finanziatori per un progetto.

Nel mondo del lavoro odierno, basato su smart-working e meeting online, è ancora più complesso riuscire a stabilire un dialogo chiaro ed efficace con colleghi, dipendenti e clienti. Email e piattaforme digitali, infatti, non permettono quell’interazione e quel contatto umano che è alla base della comunicazione: come abbiamo visto nello scorso articolo, la comunicazione non è mai solamente fatta di parole. Secondo una ricerca di Harvard riportata da Wired, una richiesta fatta di persona ha 34 volte più possibilità di essere approvata della stessa richiesta fatta via email. E anche se la videochiamata è più efficace della mail, non è certo paragonabile a una riunione in presenza, quando tutti sono seduti attorno allo stesso tavolo.

Comunicazione efficace: quattro elementi chiave

Qui trovate quattro elementi chiave per avere dialoghi efficaci e costruitivi nel mondo del lavoro.

  • Chiarezza

La questione è piuttosto intuitiva: chi non ha le idee chiare su quello che vuole comunicare, difficilmente potrà essere capito – o addirittura ascoltato. Un buon comunicatore sa bene il messaggio che vuole passare ai propri interlocutori. Prima della riunione, si prepara una sequenza logica per trasmettere il proprio pensiero in modo chiaro e comprensibile. Evita di utilizzare parole complesse, frasi ambigue e inutilmente articolate. Chiarezza, semplicità e razionalità sono alla base del successo di una qualsiasi comunicazione, ma diventano assolutamente essenziali durante le riunioni da remoto, dove eventuali problemi tecnici rendono ogni discorso più difficile da seguire.

  • Ascolto attivo

Inserito dal Financial Times tra le cinque skill fondamentali per avere successo nel 2020, l’ascolto attivo è necessario per la realizzazione di una comunicazione efficace. Nel corso di una riunione virtuale, è facile cadere nella trappola del multitasking: prima di entrare in un meeting, cercate di allontanare qualsiasi distrazione, come WhatsApp, pagine internet aperte e casella di email. Ricordatevi che il dialogo non è un monologo, ma è fatto di botta e risposta, momenti di condivisione e momenti di silenzio. Senza ascolto, non esiste comunicazione. Qui trovate alcuni consigli pratici per migliorare le vostre capacità di ascolto attivo.

  • Empatia

Per comunicare efficacemente, è fondamentale tenere sempre a mente il principio formulato dal matematico e filosofo polacco Alfred Korzybski: “la mappa non è il territorio”. Korzybski sosteneva che non esiste una realtà oggettiva e uguale per tutti; al contrario, ognuno ha i propri “filtri” che gli permettono di percepire il mondo in maniera differente. Quando comunichiamo un messaggio, dobbiamo dunque cercare di entrare in sintonia con i filtri dei nostri interlocutori, anticipare le loro esigenze: solo attraverso l’empatia riusciremo a trasmettere le nostre idee evitando fraintendimenti e distorsioni.  

  • Feedback

Sono molti i manager che hanno “difficoltà nel dare (e ricevere) un feedback efficace, soprattutto interagendo con i loro collaboratori”. Eppure il feedback è un elemento essenziale in una comunicazione, perché permette al mittente di sapere se il destinatario ha compreso o meno il messaggio. Se costruttivo, trasparente e sincero, il feedback non solo valuta l’efficacia della comunicazione, ma la rende più significativa, sottolineando i punti di forza e di debolezza. In qualsiasi riunione, lasciate spazio al feedback e raccogliete suggerimenti: solo così il vostro team imparerà a vederlo come un momento di crescita e di confronto.