Dieci consigli per uno smart working salutare e produttivo

Nel giro di un anno, tanti lavoratori sono diventati, volenti o nolenti, smart worker: le case si sono velocemente trasformate in uffici e i tavoli da pranzo in scrivanie, condivise con mogli, mariti, fidanzati, figli e coinquilini. Se per alcuni lo smart working si è rilevato una grande opportunità, per altri lavorare in modalità agile è un incubo, per mancanza di spazi, concentrazione e contatti con i colleghi.

Nello scorso post, abbiamo fornito alcuni consigli per gestire il team in modalità smart working, sfruttandone al meglio le potenzialità. Oggi affrontiamo invece un’altra tematica che ci sta a cuore: il benessere dello smart worker. Qui trovate dieci consigli per vivere in serenità lo smart working e lavorare in modo efficiente.

Quando suona la sveglia, non buttatevi subito al lavoro. Ritagliatevi un po’ di tempo per la vostra salute fisica e mentale costruendo un piacevole rituale mattutino da seguire con costanza. Per esempio, potete gustarvi la colazione ascoltando la musica, senza fretta; oppure leggere il quotidiano sul divano; o anche fare una passeggiata nel quartiere: sono tutti piccoli ma fondamentali rituali che possono aiutare lo smart worker a iniziare la giornata con la giusta grinta e positività.

Dalle notifiche di WhatsApp ai social e alla mail, la tecnologia rappresenta un’insidiosa fonte di distrazione. Anche se ci sentiamo più reperibili e operativi, la verità è che lavorare con il cellulare sempre a portata di mano è una grande perdita di tempo. Ogni volta che interrompiamo il flusso di lavoro, il nostro cervello impiega 20 minuti per tornare completamente concentrato su ciò che stava facendo prima. Per evitare di passare la vostra giornata inchiodati alla scrivania senza essere effettivamente produttivi, organizzatela in blocchi di tempo (45 minuti) di focus ininterrotto: mettete il telefono in modalità aereo e concentratevi su quello che dovete fare.

Prima di mettervi al lavoro, dedicate del tempo non solo a voi stessi ma anche all’organizzazione della giornata. Realizzate una lista di impegni e stabilite un ordine di priorità per capire quali sono gli obiettivi da raggiungere assolutamente, quelli che possono essere iniziati ma non terminati, e quelli che possono addirittura essere posticipati. Dedicatevi alle cose più importanti di prima mattina, quando siete più riposati, per portarle a termine per tempo.

Il principio dell’economista e sociologo italiano Vilfredo Pareto, noto anche come regola dell’80/20, sostiene che approssimativamente il 20% delle cause o azioni è responsabile dell’80% degli effetti o risultati. Tenetelo a mente per stabilire le vostre priorità e focalizzarvi solo ed esclusivamente sulle azioni che sono rilevanti ed essenziali. Tutto il resto ignoratelo: è tempo perso.

Abbandonate il mito del multitasking: anche se ci siamo abituati all’idea del fare più cose contemporaneamente, la verità è che il nostro cervello non è in grado di gestirle. Il single multitasking, oltre a essere naturale e meno stressante, è anche più produttivo. In questo articolo trovate alcuni consigli pratici per passare dal multitasking al single tasking.

A meno che non ci sia un’urgenza, una mail può aspettare. Sempre per evitare distrazioni continue, stabilite degli orari precisi in cui controllare la casella di posta, per esempio dalle 3 alle 5 volte nell’arco della giornata, tra un task e l’altro. Evitate di tenere la mail sempre aperta e ricordatevi che la priorità non è rispondere alle mail.

Anche se può sembrare allettante l’idea di lavorare in pigiama dal divano, o addirittura dal letto, è bene mantenere una separazione netta tra vita privata e vita lavorativa anche a livello di spazi. Ricreate dunque un adeguato spazio di lavoro con scrivania e sedia comoda, proprio come fosse un ufficio. Un altro consiglio? Tenete la scrivania ordinata, pulita ed essenziale.

Lavorare in smart working non si deve tradurre in solitudine e isolamento. Cercate di comunicare regolarmente con i colleghi, organizzando, per esempio, aperitivi virtuali e coffe break. Quando partecipate a un meeting online, prendetevi qualche minuto all’inizio o alla fine della chiamata per scambiare due chiacchiere con il team: la comunicazione fa bene sia a chi lavora in ufficio, sia a chi lavora da remoto.

Il passaggio da lavoro in ufficio a smart working non è un semplice cambio di postazione. Per vivere al meglio la vita da smart worker, è fondamentale trovare la propria modalità di lavoro: per esempio, c’è chi preferisce organizzare le riunioni dopo pranzo, chi a fine giornata; c’è chi si concentra con la musica, chi preferisce il silenzio totale. Imparate a conoscere i vostri ritmi per gestire la giornata lavorativa nel migliore dei modi.

Per alleggerire lo stress e sentirvi meglio a livello psico-fisico, ritagliatevi ogni giorno qualche minuto di meditazione. Bastano davvero 7 minuti per rigenerarvi e raggiungere uno stato di calma, consapevolezza e rilassamento. Non a caso la meditazione è popolare tra gli smart worker: secondo una ricerca di YouGov e PetitBambou, l’80% degli intervistati che la pratica a casa sarebbe favorevole all’introduzione di workshop di mindfulness anche nel contesto lavorativo.