Con l’arrivo del covid-19, lo smart working è diventata la normalità per molti lavoratori. Secondo uno studio pubblicato da Microsoft lo scorso autunno, le imprese italiane che hanno adottato la modalità di lavoro agile sono passate dal 15% (2019) al 77% in seguito all’emergenza sanitaria.
Nonostante sia passato un anno dal lockdown nazionale del 9 marzo 2020, lo smart working è tuttora confuso con il telelavoro. Seppur entrambi i termini indichino una condizione in cui il lavoro non viene svolto in ufficio, il lavoro agile comporta non solo un semplice cambio di postazione, ma anche – e soprattutto – di mentalità. Il cambiamento è radicale sia per i singoli lavoratori, che si ritrovano a svolgere le proprie attività da remoto e a costruire una propria postazione tra le mura di casa, sia per le aziende, che devono rivedere l’intera organizzazione interna e la gestione del flusso di lavoro.
Il buon funzionamento dello smart working, quindi, non dipende solo dalla disponibilità di strumenti tecnologici, ma soprattutto dalla capacità del manager di distribuire il lavoro correttamente, creare un flusso efficace e mantenere l’identità del team. Come spiega Arianna Visentini, amministratrice delegata di Variazioni, società leader in consulenza professionale per smart working, “il manager deve imparare a pensare e a lavorare in modo diverso: deve motivare i collaboratori, affidare le consegne, definirne i tempi e indicare gli strumenti da usare.”
Per sfruttare le potenzialità dello smart working, è dunque necessario rivedere l’organizzazione del lavoro a livello manageriale. Qui trovate cinque consigli chiave per gestire al meglio il team in modalità smart working e incrementare la produttività aziendale.
- Alimentare una cultura aziendale basata sulla fiducia
Lo smart working si basa su una cultura della fiducia: al dipendente viene lasciata maggiore autonomia nella gestione del proprio lavoro. Dal controllo delle persone in ufficio si passa dunque a un processo di responsabilizzazione; in parole semplici, il dipendente diventa manager di se stesso. Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working della School of Management Politecnico di Milano, la classe manageriale ancora fatica a sposare una cultura della fiducia: un sesto dei lavoratori ha giudicato insufficiente la fiducia riposta dal responsabile verso il proprio operato.
- Creare continue occasioni di confronto e dialogo
Quando si parla di smart working, spesso si parla di isolamento: gli smart worker si sentono “tagliati fuori” e lamentano la mancanza di contatto umano con i colleghi. “La solitudine rischia di essere una spada di Damocle per il lavoratore agile”, scrive il giornalista Francesco del Vecchio. L’organizzazione periodica di riunioni e occasioni di confronto aiuta ad arginare il problema, rafforzando l’identità del team e la collaborazione tra i dipendenti. È fondamentale che la classe manageriale incoraggi i lavoratori alla comunicazione, alla condivisione dei risultati raggiunti e delle criticità incontrate, allo scambio di conoscenze, utilizzando tutti gli strumenti tecnologici e social network a disposizione. L’unità e la forza del team, infatti, non sta nella condivisione della stessa scrivania, ma nella condivisione delle idee.
- Valutare i risultati e non la presenza
Ritorniamo alla cultura della fiducia: il manager non solo deve lasciare autonomia alla forza lavoro, ma deve anche focalizzarsi sul raggiungimento degli obiettivi. “Lo smart working permette di cambiare il paradigma del lavoro valutando i risultati e non il tempo”, racconta sempre Anna Visentini di Variazioni. Questo passaggio dalla quantità alla qualità richiede una maggiore organizzazione e monitoraggio del lavoro a livello manageriale, attraverso un’alta consapevolezza e condivisione degli obiettivi di ogni progetto.
- Promuovere una cultura sana del lavoro
Una fondamentale premessa: lavorare in smart working non significa lavorare 24 ore su 24. Per tutelare il benessere dei lavoratori e un sano equilibrio tra vita privata/lavorativa (che poi si traduce in maggiore produttività), è fondamentale stabilire un orario di lavoro ben definito, proprio come in ufficio. I manager devono garantire ai lavoratori il diritto alla disconnessione e pause durante il giorno. Al momento, secondo un’indagine condotta da Praxidia per Elior, il 50% dei dipendenti in smart working ritiene che la pausa pranzo sia più complicata da gestire a casa, perché è impossibile staccare davvero dal lavoro.
- Organizzare sessioni di formazione
Dall’utilizzo di Zoom alla condivisione di file su Slack, lo smart working ruota attorno a potenti tool tecnologici, spesso poco usati in ufficio, dove la condivisione di idee e progetti avveniva dal vivo. Per allineare i dipendenti e sfruttare al meglio le potenzialità dello smart working, è fondamentale organizzare delle sessioni di formazione per il team incentrate sull’utilizzo dei nuovi programmi tecnologici e sulla gestione del flusso di lavoro.
