Per anni ci siamo convinti che essere multitasking, ovvero saper fare più cose contemporaneamente, fosse la chiave per il successo. Ci siamo abituati a leggere una mail mentre prepariamo una presentazione di lavoro, con un podcast nelle orecchie, intervallato dalle notifiche di WhatsApp.
Purtroppo diversi studi scientifici hanno poi smentito tutti i miti legati alla produttività del multitasking. Una ricerca dell’Università di Stanford dimostra che le persone bombardate da più informazioni in contemporanea sono quelle che faticano di più a prestare attenzione, ordinare i pensieri e immagazzinare quanto necessario. Altri studi evidenziano che il multitasking non solo ci rallenta e affatica, ma riduce anche il QI di circa 10 punti, fino ad arrivare a chi parla di danni celebrali duraturi.
Di cosa parliamo quando parliamo di multitasking: un po’ di chiarezza
La verità è semplice, e per qualcuno forse amara: il multitasking non può funzionare perché non siamo dei robot. Il nostro cervello può svolgere una sola attività celebrale alla volta. “Pensiamo di essere multitasking, in realtà passiamo da un compito all’altro velocemente”: queste le parole di Nick Chater, professore di Scienze del comportamento alla Warwick Business School.
Parlare di multitasking è dunque tecnicamente sbagliato, un’illusione; più corretto, invece, è il termine task switching (cambio di compiti volontario). E questo continuo passaggio di attenzione da un’attività a un’altra richiede un certo sforzo mentale, che si traduce in calo di produttività, stress e perdita di concentrazione. Come dimostra lo studio Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching di Rubinsterin, Meyer ed Evans, siamo più lenti e suscettibili agli errori quando proviamo a eseguire più attività contemporaneamente, anziché una dopo l’altra.
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QUATTRO CONSIGLI PER PASSARE AL SINGLE TASKING
Tornare al single tasking, ovvero a svolgere un’attività per volta, non è semplice come sembra. Per quanto sia il comportamento più vicino alla natura umana, abbiamo abituato il nostro cervello a tentare di destreggiarsi tra più cose contemporaneamente. Internet, social media, email e notifiche sono poi distrazioni irresistibili a cui è difficile sottrarsi.
Qui trovi quattro consigli per passare dal presunto multitasking al più produttivo single tasking.
- ASSEGNA PRIORITA'
Per destreggiarsi tra una serie di compiti differenti senza farsi prendere dal panico, è fondamentale dare delle priorità. Ogni mattina o ogni settimana, prepara una lista scritta di tutte le attività da svolgere in ordine casuale; e prima di farti prendere dalla frenesia di cominciare, stabilisci quali sono i compiti più urgenti e quelli che possono aspettare. Riordina la lista secondo questo criterio.
- SUDDIVIDI LE ATTIVITA' IN PRECISE UNITA' DI TEMPO
Una volta stabilite le priorità, è il momento di assegnare a ogni attività un’unità di tempo precisa. Quando decidi che tre ore della mattinata saranno dedicate a scrivere un report, ricordati di fare solo ed esclusivamente quello, lasciando da parte il resto. Avere dei blocchi di tempo ben strutturati ti aiuterà ad acquisire una visione di insieme completa e a restare alla larga dallo switch tasking e dalla procrastinazione.
- VIA LE DISTRAZIONI, CONCENTRATI AL MASSIMO
Sai cosa devi fare, e sai quando devi farlo. Non ti resta che cominciare a lavorare su ogni singola attività, mantenendo il massimo della concentrazione fino a che non l’avrai portata a termine. Individua tutte le possibili fonti di distrazione ed eliminale: disattiva le notifiche, silenzia il telefono e stabilisci un orario in cui occuparti della corrispondenza. Anche emozioni, pensieri e preoccupazioni possono distrarci: la tecnica meditativa OMM (one minute meditation) ti aiuta a calmare la mente, controllare i pensieri e ritrovare la giusta concentrazione.
- CONCEDITI DELLE PAUSE
Non siamo multitasking, non siamo macchine e abbiamo bisogno delle pause, non solo per un maggiore benessere, ma anche per una maggiore produttività.
Secondo un recente studio, il metodo di lavoro più efficace sarebbe addirittura 52:17: ovvero 52 minuti di lavoro seguiti da 17 di pausa. Se un break così lungo ti spaventa, puoi concederti anche pochi minuti: il tempo di alzarsi dalla sedia, prendere una boccata d’aria, sgranchire le gambe e liberare la mente. Tornerai a lavorare più fresco e più focalizzato.
