Ormai sono passati due anni dall'inizio della pandemia e, nel bene o nel male, tutti siamo venuti a conoscenza degli incontri virtuali.

E che si tratti di Zoom, Teams o Google Meet, le riunioni online sono diventate una necessità... e non sembra che scompariranno presto.

A parte le difficoltà tecniche, c'è un problema ricorrente con le riunioni online: molti collaboratori non partecipano o non intervengono nella discussione.

 

Preoccupazioni per i lavoratori a distanza

Probabilmente l'avrai già notato. Ci sono alcuni colleghi che sembrano non accendere mai le loro telecamere o riattivare l'audio per parlare durante le riunioni

Secondo un sondaggio condotto dalla società di intelligence Vyopta, molti datori di lavoro sono preoccupati per il coinvolgimento dei lavoratori a distanza: oltre la metà dei leader (54%) ha affermato che i dipendenti da remoto non stanno prendendo l'iniziativa per impegnarsi di più. 

 

Mancanza di impegno

La partecipazione nelle riunioni online è un fattore importante nel modo in cui i datori percepiscono il coinvolgimento, e il sondaggio ha rilevato che solo il 5% dei leader in genere vede ogni collaboratore partecipare a una riunione virtuale.

Ecco i principali motivi per cui i datori di lavoro pensano che i lavoratori non partecipino:

  • Molte call  sono inutili (ad esempio potrebbero essere sostituite da un'e-mail) (48%);
  • Mancanza di preparazione (41%);
  • I collaboratori non si sentono a proprio agio nel parlare apertamente (37%);
  • I collaboratori non hanno un ruolo chiaro nella chiamata (34%).

Anche qualcosa di piccolo come accendere la webcam può fare una buona impressione ma, nel sondaggio, i datori di lavoro hanno menzionato le difficoltà nel convincere i lavoratori a fare anche questo.

Quasi tutti (93%) concordano sul fatto che coloro che spengono le telecamere durante le riunioni virtuali sono generalmente meno coinvolti nel proprio lavoro. Sempre secondo questo sondaggio, i datori di lavoro tendono anche a presumere che i lavoratori con la webcam spenta stiano facendo altro...

Ecco cosa pensano che facciano invece di prestare attenzione:

  • Navigazione in Internet (43%);
  • Mandare SMS o chattare (40%);
  • Fare altri lavori (38%);
  • Giochi (35%);
  • Mangiare (35%);

Facendo un ulteriore passo avanti, il 92% dei datori di lavoro ha convenuto che coloro che sono spesso con il microfono o con la telecamera spenta non hanno un lungo futuro nell'azienda.

 

La "Zoom Fatigue"

Naturalmente, ci sono molti vantaggi nell'avere le videocamere accese durante le riunioni. Secondo un articolo di Workest, per creare rapporti di fiducia è necessario che i colleghi si vedano in faccia...  Oppure prova ad immaginarti mentre conduci una presentazione online. Come puoi sapere se le persone sono coinvolte in quello che stai dicendo se non riesci a vederle? Può sembrare di parlare nel vuoto.

Detto questo, Workest afferma che anche avere una regola "telecamere accese" obbligatoria non è la soluzione giusta.

Uno studio della Stanford University ha scoperto che la cosiddetta "zoom fatigue"  (l'esaurimento che può derivare da call video prolungate) è reale. Se noti che molte persone non accendono le telecamere, dai un'occhiata più da vicino a quante riunioni online hanno avuto. Potrebbero semplicemente essere esauriti e aver bisogno di una pausa.

Ci sono anche molte valide ragioni per cui un collaboratore potrebbe spegnere la webcam che non hanno nulla a che fare con il loro disimpegno. Alcuni temono che il loro aspetto non sia abbastanza professionale. Altri sono imbarazzati per la loro disordinata area di lavoro. Alcuni possono avere bambini piccoli che interrompono spesso. E forse alcuni lavoratori semplicemente non hanno la larghezza di banda necessaria per video di alta qualità.

 

Portare le persone davanti alla telecamera

Quindi, come puoi incoraggiare gentilmente i tuoi collaboratori ad accendere quelle telecamere? Un modo è quello di definire alcune aspettative chiare e ragionevoli per le videochiamate.

Ad esempio, puoi chiarire che non vi è alcun giudizio sull'ambiente di lavoro delle persone e che è perfettamente accettabile che un collega si allontani per occuparsi di un figlio o di un'altra responsabilità domestica. Se le persone sono preoccupate di essere viste come non professionali se hanno bambini che rimbalzano sullo sfondo, è probabile che scelgano di tenere la fotocamera il più possibile spenta.

Può anche essere rassicurante far sapere ai colleghi che, in caso non avessero uno spazio dedicato, è comunque tollerato svolgere le riunioni in parti della casa non propriamente consone al lavoro, come in cucina o in salotto.

Oltre a questo, dipende da te. Potresti impostare un numero o una percentuale, come ad esempio chiedere ai tuoi dipendenti di avere le videocamere accese circa il 50% delle volte. In questo modo potranno scegliere autonomamente quando mostrarsi o meno. Oppure potresti organizzare un colloquio con le persone che non vogliono mostrarsi per capire le motivazioni di tale scelta, spiegare invece il vantaggio del vedersi e l’esigenza che sta dietro!