Abbiamo già approfondito i vantaggi dello smart working per lavoratori e aziende: maggiore produttività, un migliore equilibrio vita professionale-vita privata, consistente taglio ai costi e riduzione dell’inquinamento. Ma questa modalità di lavoro presenta anche delle criticità: come evidenziano i dati dell’Osservatorio sullo Smartworking del Politecnico di Milano, tra le difficoltà principali rientrano la gestione delle urgenze, la pianificazione delle attività, la percezione di isolamento e i problemi di comunicazione e collaborazione virtuale. Il rapporto tra colleghi, collaboratori e clienti è infatti completamente stravolto: niente più caffè alla macchinetta e riunioni, ma meeting virtuali, videocall e continui scambi di email.
L’importanza di una comunicazione efficace e di un ascolto attivo
Una comunicazione efficace, onesta e trasparente è fondamentale per il successo di qualsiasi team e azienda. Comunicare con efficacia significa sapersi esprimere con qualunque interlocutore (collega, collaboratore, superiore o cliente) sia a livello verbale che non verbale. Se questa viene a mancare, il rischio è che si scatenino incomprensioni e frustrazioni.
Alla base di una comunicazione efficace c’è l’ascolto attivo, ovvero la capacità di saper ascoltare con un elevato grado di attenzione e partecipazione. Nonostante sia spesso sottovalutata, questa soft skill permette di istaurare rapporti di fiducia, più duraturi e più produttivi. Da una parte, infatti, l’ascolto attivo dei clienti si traduce in una maggiore comprensione dei loro bisogni e in una conseguente realizzazione di prodotti e servizi mirati; dall’altra, l’ascolto attivo dei collaboratori permette di conoscere le leve motivazionali e risolvere eventuali malcontenti che rallentano la produzione. Non a caso, il Financial Times ha recentemente inserito l’ascolto attivo tra le cinque skills fondamentali per avere successo nel 2020.
Quattro consigli per migliorare le proprie capacità di ascolto attivo
Oggi la nostra comunicazione si limita a mail, meeting virtuali e piattaforme online. In assenza di contatto fisico, l’ascolto attivo diventa ancora più complicato: le distrazioni sono infatti continue, tra la notifica di una mail, una telefonata, Facebook sullo sfondo, il citofono, i problemi di connessione e i vari rumori casalinghi.
Qui trovi quattro consigli per migliorare le tue capacità di ascolto attivo e per comunicare in modo efficace con colleghi, collaboratori e clienti, in tempo di quarantena ma non solo.
- Elimina tutte le distrazioni
Eliminare tutte le distrazioni significa, molto semplicemente, spegnere (o almeno silenziare) il telefono, chiudere la mail e concentrarsi solo sulla persona con cui si sta parlando. Facile a dirsi, difficile a farsi. Cerca di tenere a mente gli svantaggi del cosiddetto multitasking e concentrati su un’attività per volta. È fondamentale anche liberarsi delle distrazioni interiori: non pensare a quello che dovrai fare, ai prossimi meeting e ai tuoi impegni. Vivi il presente, e vivilo al 100 per cento.
- Aspetta prima di parlare
Prova a pensarci: quante volte lasciamo gli altri finire di parlare? Quante volte li interrompiamo? Durante una riunione spesso vogliamo solo dire la nostra, e vogliamo dirla subito. La verità è che non ascoltiamo i nostri interlocutori ma sfruttiamo i meeting come occasioni per affermare ad alta voce il nostro punto di vista. Fai un passo indietro e non interrompere il tuo interlocutore: solo così dimostrerai rispetto e riceverai le informazioni nella loro completezza.
- Sviluppa la tua curiosità e apertura mentale
Hai capito che devi rispettare e ascoltare gli altri prima di dire tua. Ora è il momento di fare un passo avanti: l’ascolto attivo non è solo gentilezza, ma è curiosità e sincero interesse. Un buon comunicatore inizia ogni conversazione con la mente libera da pregiudizi: dimentica le divergenze che hai avuto in passato con la persona che hai di fronte, concentrati solo sul messaggio che viene trasmesso. Ricordati che ascoltare le idee degli altri può essere un’occasione di crescita, un momento di brainstorming e perché no, un’opportunità per imparare qualcosa di nuovo. Come diceva Leonardo da Vinci, “saper ascoltare significa possedere, oltre al proprio, il cervello degli altri”.
- Fai più domande
Per migliorare la tua capacità di ascolto attivo, devi fare domande pertinenti al tuo interlocutore. Via libera alle domande aperte e a quelle più specifiche, per chiarire determinati aspetti della conversazione. Attraverso l’uso di domande appropriate mostri un interesse genuino verso la persona che hai di fronte e al tempo stesso rimani parte attiva della conversazione, allontanando eventuali distrazioni.
